De interne communicatie binnen je bedrijf verbeteren met video is een logische keuze. Werknemers worden namelijk steeds digitaler en willen graag eenvoudig, snel én aantrekkelijk worden geïnformeerd. Goede interne communicatie draagt bij aan de efficiëntie en effectiviteit van je bedrijf. Video is daarom een effectief communicatiemiddel dat je heel goed voor de interne communicatie kunt inzetten. Met video neem je medewerkers mee in je corporate story en zorg je voor échte betrokkenheid.
Wat je kunt verwachten in dit artikel
Waarom video inzetten bij interne communicatie?
1. Werknemers werken steeds digitaler
2. Slechte communicatie op de werkvloer
Video als effectief intern communicatiemiddel
Zes soorten interne communicatievideo’s
1. Onboardingvideo’s
2. Trainingvideo’s
3. Update- en aankondigingsvideo’s
4. Video’s over de bedrijfscultuur
5. Instructievideo’s
6. Livestreams
Waarom video inzetten bij interne communicatie?
Nu we weten wat hét geheim van communicatie is, zoomen we verder in op de interne communicatie bij bedrijven, instellingen en organisaties. Want zeker bij interne communicatie is het inzetten van video een zeer doeltreffend communicatiemiddel. Maar voordat we daar meer over vertellen, kijken we eerst naar wat interne communicatie is, en hoe we beter kunnen communiceren op de werkvloer - en vooral ook waarom we dat willen.
.png?width=780&name=Persona%20Canvas%20(2).png)
Werknemers werken steeds digitaler
Sinds de coronacrisis weten we allemaal wat thuiswerken is. Daarvoor deden we dat binnen bepaalde functies ook wel, maar niet zo massaal als nu. Zelf nu de coronacrisis achter ons lijkt te liggen, werken we meer vanuit huis. Werk is daardoor niet langer een vaste plek waar je elke dag naartoe gaat en je andere collega’s live ontmoet.
We zijn er meer en meer achter gekomen, dat we ons werk eigenlijk overal kunnen doen. Uit recente onderzoeken blijkt dat 70 procent van de medewerkers een deel van het werk op afstand doet. Volgens 94 procent van de bedrijven is dit een goede ontwikkeling, want werken op afstand zou hen helpen om te kunnen blijven concurreren.
Maar het meer op afstand werken, brengt ook een risico met zich mee op het gebied van goed intern blijven communiceren. Zo kan het voor medewerkers in een team lastig zijn om samen te werken aan projecten als ze niet fysiek bij elkaar zitten. Zeker wanneer de medewerkers zich ook nog eens in andere tijdzones bevinden, wordt goede interne communicatie een flinke uitdaging. Op het gebied van welzijn ligt er eveneens een uitdaging, want bijvoorbeeld gevoelens van eenzaamheid liggen bij afstandswerkers op de loer (Harvard Business Review).
Video is de oplossing!
De oplossing? De inzet van video! Want video zorgt voor de verbinding tussen de medewerkers op afstand. Met asynchrone videoberichten kunnen teamleden bijvoorbeeld prima met elkaar samenwerken, ook als de werktijden van elkaar verschillen. Lange e-mailberichten worden daarmee vermeden en de informatie wordt eenvoudig en effectief gebracht. Onder meer videogesprekken, videovoicemails en bedrijfsbrede livestreams zorgen voor de onderlinge verbondenheid met elkaar én met het bedrijf die elke medewerker moet voelen.
Toch is de pandemie niet de enige reden waarom we meer online doen. Wij mensen zijn sowieso steeds digitaler geworden. Wereldwijd kijken we met elkaar alleen al één miljard uur aan video’s op YouTube per dag! Dat doen we dus echt liever dan een boek lezen. Uit een onderzoek van ResueTime onder 11.000 mensen blijkt dat we gemiddeld 3 uur en 15 minuten per dag op onze telefoon zitten.
Nederland behoort tot de Europese landen met het grootste aandeel inwoners dat digitaal vaardig is. Dat houdt in dat zij elke dag volop gebruikmaken van het internet, de smartphone, de computer en de bijbehorende software. De helft van de 16- tot 75-jarige Nederlanders kende in 2019 zelfs meer dan deze digitale basisvaardigheden, tegen 33 procent gemiddeld in de Europese Unie, zo blijkt uit onderzoek van het CBS en de EU-lidstaten. Online-uitingen in je interne communicatie hebben dan ook gegarandeerd effect. Zeker als je video inzet, want je medewerkers zitten toch al achter het scherm en kijken graag naar bewegend beeld.%20kopie.png?width=780&name=Persona%20Canvas%20(2)%20kopie.png)
Slechte communicatie op de werkvloer
Interne communicatie speelt zich op meerdere niveaus af: op medewerkers-, team- en organisatieniveau. Interne communicatie op medewerkersniveau is ontzettend belangrijk voor de tevredenheid van je medewerkers. Zij hebben namelijk alle informatie nodig om hun werk goed te kunnen doen. En hoe makkelijker dat werk gaat, hoe lekkerder zij in hun vel zitten. Blije medewerkers, daar wordt elke organisatie gelukkig van. Een gemiddelde afdeling communicatie begeleidt alleen vaak dit deel van de interne communicatie niet. Die richt zich meestal op het delen van meer algemene procesinformatie en bijvoorbeeld HR-regelingen. Toch zou het goed zijn om juist ook op dit medewerkersniveau de interne communicatie op te pakken.
Het is namelijk ongelooflijk belangrijk dat het medewerkersniveau niet wordt overgeslagen. Want alleen als medewerkers de juiste informatie krijgen/kunnen vinden, kunnen ze hun werk goed doen. Kunnen ze dat niet, dan kun je spreken over slechte communicatie op de werkvloer. Wil je beter communiceren op de werkvloer, dan reik je medewerkers alles aan om hun werk goed te kunnen uitvoeren. En daar is video een goed communicatiemiddel voor. Denk aan inwerkvideo’s, instructievideo’s, uitlegvideo’s en handboeken uitgelegd in heldere animaties. We gaan straks verder in op de verschillende mogelijkheden van het gebruik van video in je interne communicatie.
Tip van de de dag: ‘Wil je beter communiceren op de werkvloer? Reik dan alle informatie duidelijk en eenvoudig aan met video’
Eerst gaan we nog kijken naar de andere twee niveaus waar je je met de interne communicatie op richt: teams en organisatie. Goede onderlinge communicatie is de kern van teamwerken. Je moet weten van elkaar waar je mee bezig bent. Daarnaast wil je ook communiceren op organisatieniveau. Want daarmee laat je aan alle medewerkers zien aan welk gezamenlijk doel jullie werken. Je geeft richting, laat de samenhang in de vele activiteiten zien en legt de strategie uit. Die stip op de horizon is voor iedereen even goed zichtbaar. En dat is belangrijk: zo ga je allemaal dezelfde kant op… Op die manier werk je gelijk aan je corporate communicatie, je corporate story. Een goede corporate story is de blauwdruk voor al je communicatie, zowel intern als extern. Op intern niveau biedt een corporate story medewerkers een inspirerend kader dat hun werk zinvol maakt.
Door met een duidelijk organisatieverhaal te komen, creëer je binding en betrokkenheid. Er ontstaat een hechte cultuur op basis van een gedeelde story. En als dat verhaal goed en duidelijk is, dan wil elke medewerker natuurlijk deel uitmaken van dat verhaal. Ze worden trots op hun werkgever. Ze houden van hun baan. Ze gaan elke dag met plezier naar hun werk. Je bedrijf scoort hoge ogen op belangrijke thema’s als corporate vitality, employer engagement en corporate awareness.
In de praktijk is het helaas zo dat veel medewerkers zich niet betrokken bij hun werk voelen. En dat is vaak te wijten aan de slechte communicatie op de werkvloer en het ontbreken van een duidelijke corporate story. Veel medewerkers voelen daardoor geen binding, zien het gezamenlijke doel niet, hebben niet alle informatie om hun werk goed te doen en drijven daardoor steeds verder af. Harvard Business Review heeft berekend dat slechts 40 procent van de werknemers weet wat de strategische doelen van hun organisatie zijn. Bijna de helft van de werkende volwassenen is niet tevreden over zijn baan en zou binnen twee jaar willen stoppen als dat mogelijk was. Binnen menig organisatie is er op het gebied van interne communicatie dus het nodige te doen én te winnen. -ai%20(1)%20(1).png?width=780&name=2%20(2)-ai%20(1)%20(1).png)
Video als effectief communicatiemiddel
Video is namelijk een van de effectiefste communicatiemiddelen die er zijn. Marketeers weten dit al: zij gebruiken videocontent volop om de betrokkenheid van klanten/consumenten te vergroten en te verbeteren. Zij brengen ingewikkelde informatie eenvoudig over met behulp van video.Waarom zou je dat niet bij je interne communicatie doen? Je medewerkers zijn tenslotte gewend om informatie te verwerken met behulp van video. Volgens voorspeller Zenith kijkt de gemiddelde mens 84 minuten video per dag. In 2022 is dit aantal naar verwachting verder gegroeid naar 100 minuten per dag. We zijn dus eigenlijk best wel verslaafd aan beeld…
Video is daarmee dé manier om werknemers meer betrokken te laten zijn bij hun werk. Interne communicatievideo’s versterken gegarandeerd de open communicatie tussen medewerkers, teams en organisatie onderling. De kans dat een medewerker een video bekijkt, is volgens onderzoek zelfs 75 procent groter dan het lezen van een tekst. Niet zo heel gek natuurlijk, want lees jij graag een werkinstructie van 5 pagina’s of kijk je liever naar een duidelijke instructievideo van 60 seconden?
‘Video is snel, makkelijk en aantrekkelijk en daarmee hét perfecte interne communicatiemiddel’ Video werkt dus zo goed, omdat die makkelijk te ‘consumeren’ is. Je drukt op play en ziet en hoort de boodschap. Video’s zijn laagdrempelig. In een paar minuten ben je volledig op de hoogte…
● over de laatste ontwikkelingen in je bedrijf…
● over behaalde successen…
● over hoe iets werkt…
● over wat je moet weten om je werk te kunnen doen…
● over wat collega’s aan het doen zijn…
● over de strategische koers…
● over de jaarplannen…
● over het gevoerde beleid…
● over protocollen en reglementen…
Informatie tot ons nemen, doen we tegenwoordig het liefst snel en makkelijk en we willen graag dat het aantrekkelijk wordt gebracht. Bewegend beeld en geluid spreken makkelijk tot onze verbeelding en roepen gevoelens bij ons op. Daardoor werkt een video vaak enthousiasmerend. En dat vergroot onze betrokkenheid met de organisatie. Het zou zomaar kunnen dat die bestuurder ineens veel beter wordt begrepen nu je hem of haar zelf hebt gezien en gehoord. Logisch dus dat video hét perfecte interne communicatiemiddel is.
Video als belangrijkste communicatiemiddel
Een groot deel van onze communicatie is non-verbaal. We kijken dus naar het beeld dat we zien en dat interpreteren we. Mede daarom is communiceren via beelden heel belangrijk. We zien ook dat informatie steeds vaker wordt overgebracht door beeld. Met beeld, zoals motion graphic animaties, whiteboard animaties, cartoon animaties, custom animaties en bedrijfsfilms, bereik je bepaalde doelgroepen beter dan met tekst. Zeker in een wereld waarin volop wordt gecommuniceerd, is het prettig als er op een vlotte, duidelijke en makkelijk te begrijpen manier een boodschap wordt overgebracht. Beeld heeft ook een inspirerende functie: je communicatie wordt er aantrekkelijker en opvallender door. Video is ook hoe veel mensen tegenwoordig gewend zijn om informatie te verwerken. De gemiddelde mens kijkt 84 minuten video per dag. Voorspeller Zenith verwacht dat dit voor 2022 is uitgegroeid tot 100 minuten. Videocontent is daarmee hét communicatiemiddel om de betrokkenheid bij je doelgroep te vergroten, te verbeteren, te bewaren en ingewikkelde informatie in korte tijd overbrengen.
Beeld kan informatie toegankelijker maken en kan de duidelijkheid en het begrip van een boodschap vergroten. Dit geldt zeker wanneer beeld vanaf het begin wordt meegenomen in de communicatie. Door video ruim op tijd in je communicatieplan op te nemen kun je goed nadenken over hoe je video en animatie wilt inzetten. Daarmee voorkom je een zoektocht naderhand naar een ‘plaatje bij het praatje’. Voorbeelden van videocontent zijn onboardingvideo’s voor nieuwe medewerkers, update- en aankondigingsvideo’s, livestreams, demonstratievideo’s en uitleganimaties. Opvallende videocontent is vaak dé succesfactor in communicatie en tegenwoordig onmisbaar in elk intern communicatieplan. Een communicatieboodschap van onze kant om naar te luisteren dus!
%20kopie%202.png?width=780&name=Persona%20Canvas%20(2)%20kopie%202.png)
Zes soorten interne communicatievideo’s
1. Onboardingvideo’sOnboardingvideo’s kun je inzetten om nieuwe medewerkers een warm welkom te geven. Je kunt met een uitleganimatie onder meer antwoord geven op wat er op de eerste dag gaat gebeuren. Met een walkthrough geef je ze bijvoorbeeld een rondleiding door je organisatie. Denk ook aan een bedrijfsfilm waarmee je nieuwe collega’s meer vertelt over de corporate story. Kortom, met video kun je alles doen om nieuwe medewerkers zich zo snel mogelijk thuis te laten voelen en daarmee direct hun betrokkenheid aan te wakkeren. Zet alle video’s die met onboarding te maken hebben, op een centrale plek.
2. Trainingvideo’s
Trainingen worden zeker weten leuker met interactieve video. Ze verbeteren de betrokkenheid, tonen informatie die vaker kan worden bekeken en zorgen ervoor dat het trainingsbudget effectief wordt ingezet. E-learning is goedkoper dan meerdere bijeenkomsten op locatie organiseren. Daar komt nog een ander sterk argument bij: volgens onderzoek van de Universiteit van Iowa wordt de uitleg in een video beter onthouden, omdat zowel het horen als het zien sterk worden beïnvloed. Daarom werkt video zo goed bij trainingsdoeleinden. E-learning is effectief en efficiënt
3. Update- en aankondigingsvideo’s
Video maakt het makkelijk om updates en aankondigingen te delen binnen de hele organisatie. Deze video’s zijn eenvoudig te delen via intranet, e-mail of nieuwsbrieven. Ook hier het advies om de videocontent op een centrale plek aan te bieden, zo kan iedereen video’s eenvoudig terugkijken.
4. Video’s over de bedrijfscultuur
Uitleggen op papier hoe de cultuur binnen je bedrijf is, dat is best lastig. Beter is het om de bedrijfscultuur te laten zien, te laten horen, te laten voelen. Daarmee voorkom je een eigen interpretatie van de ontvanger van die cultuur. Met een video over de bedrijfscultuur laat je jouw identiteit zien met bijvoorbeeld een boeiende corporate film. Je brengt duidelijk, eenvoudig en op een inspirerende manier de missie, visie en bedrijfscultuur van je organisatie in beeld.
5. Instructievideo’s
Niets zo fijn als een heldere uitleg waarbij je in stappen wordt meegenomen door een bepaald proces. En daar zijn instructievideo’s voor bedoeld, ook wel walkthrough-video’s genoemd. Een voorbeeld voor nieuwe medewerkers is een video waarbij een aantal meestgestelde vragen worden gesteld en beantwoord. Je kunt ook zichtbaar maken hoe medewerkers binnen een systeem declaraties kunnen indienen. Of je toont de stappen bij een intake met een nieuwe klant. En het mooie is: medewerkers kunnen altijd de instructievideo’s nog een keer kijken om te zien hoe het ook alweer moest, en nog een keer, en nog een keer… En doordat een instructievideo altijd eenduidig is, wordt de informatie makkelijk opgepikt.
6. Livestreams
De naam zegt het al: met livestreams deel je bijeenkomsten, presentaties en gebeurtenissen direct met al je collega’s. Ze kunnen de livestream-sessie op afstand volgen. Zo kan iedereen worden uitgenodigd én is iedereen ook op de hoogte. En konden ze op dat moment niet, dan kunnen ze altijd de livestream terugkijken. Misschien wil je dat als medewerker sowieso wel, omdat je het fijn vindt om de informatie nog een keer te horen én te zien.
Hoe kun je nu video gebruiken in je interne communicatie? Dat is natuurlijk afhankelijk van de boodschap die je wilt brengen en de interactie die je wilt realiseren met je doelgroep. We bespreken een aantal voorbeelden van het gebruik van video bij interne communicatie en welke soorten video en animaties er zijn.
Naast deze voorbeelden kun je ook denken aan onder meer schermopnamevideo’s om nieuwe functie te demonstreren, webinars met interactie, mini-docu’s… Kortom, er zijn vele opties om met video intern te communiceren. En de reden waarom je dit zou moeten doen, is waarschijnlijk nu wel duidelijk!
En vergeet niet: thuiswerken hoort er tegenwoordig steeds meer bij, wat video een nóg krachtiger communicatiemiddel maakt. Verdring dus gewoon dat dominante communicatiemiddel dat e-mail heet met video! Doe je dat niet, dan laat je simpelweg grote interne kansen liggen.
